第一章 總  則   

    第一條 為了進一步加強我委機關的檔案工作，提高檔案管理水平，更好地為機關的各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《江蘇省檔案管理條例》等規定，結合我委檔案工作實際，制定本辦法。

     第二條　本辦法所稱機關檔案是指在組織、調研、宣傳、社會服務、辦公室管理以及其他各項活動中形成的、反映本單位歷史面貌的、對機關和社會具有保存、利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

    第三條 機關檔案工作是一項基礎性的工作，是單位管理工作的組成部分，也是衡量工作質量和管理水平的重要標志。應把檔案工作納入社省委機關的工作計劃，列入領導議事日程。

    第四條　機關檔案工作應實行“四同步”管理，即在布置、檢查、總結、驗收機關各處室工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

    第五條　機關檔案工作的基本原則是：集中統一管理全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于機關各項工作的利用。

                                                                      第二章 管理體制、機構和人員

    第六條　機關檔案工作由社省委辦公室負責，具體由檔案工作的同志履行職責，同時接受上級檔案行政管理部門的指導、監督和檢查。機關要確定一名領導分管檔案工作，并與檔案人員定期研究和及時解決檔案工作中存在的實際問題。

    第七條　社省委應成立以分管檔案工作的同志為組長，各處室明確一位同志為組員的檔案工作小組，每個小組成員分別負責本處室的每年歸檔資料的收集、整理、匯總工作（紙質、電子）。

    第八條　機關檔案工作小組人員，必須認真執行黨和國家的方針政策，遵紀守法，工作認真負責，積極接受業務培訓，并具備歸檔意識和一定的文檔管理知識。

                                                                第三章 文件材料的收集、整理和歸檔

    第九條　機關應建立和完善文件材料的收集、整理、立卷和歸檔制度，并納入機關人員的工作職責范圍，做到每項工作都有完整、準確、系統的文件材料歸檔保存。

    第十條　因公外出學習、考察、參加會議的人員，應按規定及時將收集獲取的材料向檔案室移交。

    第十一條　文件材料歸檔的基本要求：

    1．歸檔文件材料必須完整、準確、簽批手續完備；

    2．歸檔文件材料的制作和書寫必須易于長期保存，禁止使用圓珠筆和純藍墨水；

    3．歸檔文件材料的整理應符合有關標準；

    4．歸檔文件材料應經處室負責人審定。

    第十二條　執行九三學社江蘇省委制定的《檔案文件材料的歸檔范圍和保管期限表》。

    第十三條　文件材料的歸檔時間

    １．機關各處室的文件材料每年三月底以前向檔案室移交；

    2．會計類材料隨時整理文卷，在財會部門按照國家有關規定整理歸類后集中妥善保管；

    3．影像圖片電子檔案，經整理注明時間、地點、人物、工作內容和活動名稱后，向檔案室移交歸檔；

    4．音像制品和實物，隨時整理，定期歸檔；

    5．因公外出考察及參加會議的材料，采取隨時歸檔的辦法。

    第十四條 機關各項活動中形成的各種載體、形式的文件材料，必須按規定移交歸檔，集中管理，不得據為已有。各類文件材料歸檔前，應填寫移交目錄一式兩份，經處室負責人審定并在目錄上簽字后，向檔案室移交。交接時，雙方經清點無誤后，均應在目錄上簽字。移交目錄應分別保存。

                                                                第四章 檔案管理和利用

    第十五條　機關要有專用檔案庫房。檔案庫房必須符合檔案管理要求，做到防盜、防火、防光、防高溫、防塵、防霉潮、防蟲鼠。

    第十六條　配置必要的和符合檔案管理要求的檔案設備，積極改善檔案保管條件；適應現代化要求逐步實行電子計算機管理檔案。

    第十七條　機關辦公室負責檔案的同志要對接收的各類檔案進行科學分類、編號和排架。

    第十八條　機關辦公室應對保管期限已滿的檔案提出鑒定意見，經領導同意后，對失去保存價值的檔案進行登記造冊；審批后，在指定地點由二人監銷，監銷人在銷毀清冊上簽字。

    第十九條　檔案室應對檔案的收進和移出、案卷的數量、檔案的利用等情況進行統計，按照有關規定，及時向當地檔案部門和上級主管部門報送檔案統計結果。

    第二十條 機關檔案室要定期對所存檔案進行全面檢查，對已破損和字跡褪色的檔案，及時修復或復制；如遇有特殊情況，應立即向領導報告，及時處理。

    第二十一條　檔案工作人員要加強檔案管理，嚴格檔案借閱制度做好保密工作，確保檔案安全。

    第二十二條　機關檔案主要供本單位利用，其他單位和個人查閱檔案時，應持單位介紹信，經領導同意后，方可查閱。

    第二十三條　對于重要的、珍貴的檔案資料，一般不提供檔案原件，如特殊需要時，須經主管領導批準。

                                                             第五章 檔案的借閱

    第二十四條  社省委機關工作人員凡因工作需要均可查閱借閱檔案。

    第二十五條  查閱檔案一般在檔案室進行，因工作需要借出檔案的一般不得超過3天，特殊情況下可適當延長借閱時間，任何人不得擅自將檔案帶離機關，不得轉借他人。

    第二十六條  查借閱檔案時，要填寫“填寫借閱檔案登記表”，不得在檔案上涂畫，不得遺失檔案，復制檔案須經有關領導批準。

    第二十七條  歸還檔案時，檔案室工作人員要對檔案中文件和卷宗數量及其完好程度進行檢查，并辦理歸還手續。

                                                            第六章 獎勵與處罰

    第二十八條 機關應建立健全檔案工作檢查、評估和考核制度，對檔案工作成績優秀、貢獻突出的檔案工作人員或有關人員給予表彰獎勵。

    第二十九條　對于違反《中華人民共和國檔案法》行為，應按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《檔案管理違法違紀行為處分規定》的程序和處理方法予以處罰。